Yritykseni osallistui tänä keväänä tapahtuma-alan suuriin kokoontumisajoihin, Helsingin Kongressimessuille, ensimmäistä kertaa itse näytteilleasettajana. Viimeiset 8 vuotta promootiohenkilöstömme on ollut mukana B2B- sekä B2C-messutapahtumissa asiakasyritystemme osastoilla keräämässä liidejä ja tekemässä sisäänheittoa, joten oli korkea aika astua itse asiakkaan saappaisiin.
Tässä vinkkimme onnistuneeseen myyntiin tapahtumassa, sovella vapaasti myös messujen ulkopuolella:
- Kannattaako messuille osallistua?
Messuille ei kannata mennä omalla osastolla ilman selkeitä tavoitteita tai käsitystä kävijäkohderyhmästä. Jälkimmäisestä saat tilastotietoja suoraan messujärjestäjältä, ja kannattaa kysellä myös kokemuksia tutuilta yrityksiltä, ketkä ovat aiemmin osallistuneet tapahtumaan. Muista kuitenkin, että näytteilleasettajien kokemukset ovat subjektiivisia: aina epäonnistunut myyntitapahtuma ei johdu esimerkiksi huonosta ennakkomarkkinoinnista tai liian pienestä kävijämäärästä, vaan siitä, ettei yritys itse ole panostanut messutapahtumansa sisältöön.
- Mitä se maksaa?
Me olemme pieni, noin 1 m€ kokoluokan yritys, joka katsoo tarkkaan, mihin markkinointibudjettinsa laittaa. Kongressimessuille hyppäsimme mukaan viime tingassa, jolloin meille lohkesi vielä sopivan kompakti osasto alle 4000 euron hintaan. Muista kuitenkin, että mitä isomman tilan tarvitset, sitä aiemmin on oltava liikkeellä varauksissa. Tilavuokraan ei vielä sisälly mitään rakenteita, mainosmateriaaleja tai tapahtumahenkilökuntaa, eli kokonaisbudjetti nousee helposti yli 10 000 euron pienimmälläkin osastolla. Jos budjettisi on tiukka, niin mieti, voisitko hankkia yhteistyökumppaneita, jotka myös hyötyisivät tapahtumasta myynnillisesti.
- Miksi messut jäävät helposti kahvinjuonniksi?
”Vitsit että meidän osasto oli tänä vuonna huonolla paikalla.” Tätä kuulee aika usein selityksenä, mikäli messuilta ei saatu myyntiä takaisin edes pakollisten kulujen verran. Messut ovat jo sellainen kuluerä itsessään, ettei kannata säästää väärissä paikoissa. Satsaa noin tuhat euroa lisää, niin saat osastollesi koko messujen ajaksi promootioalan ammattilaisen, joka pitää huolen siitä, että myyjilläsi riittää hiljaisimpinakin tunteina asiakkaita palveltavaksi. Ammattipromoottori poimii kävijät käytäviltä, kerää liidit sähköiseen työkaluun helppoa jälkikäsittelyä varten avainkysymysten avulla, vetää arvonnan/ kilpailun/ ohjelman tai auttaa osaston tarjoiluissa. Promoottori paiskii hommia silloinkin, kun oma henkilökuntasi hyytyy kahvikupin ääreen juoruilemaan. Vastaavaa draivia ei löydä muualta kuin tapahtuma-alan ammattilaiselta, mutta hyvä boogie tarttuu takuuvarmasti koko osastoon!
- Saanko rahalleni vastinetta?
Laske etukäteen, kuinka monta kauppaan johtanutta liidiä yhdessä tapahtumassa täytyy kerätä eli paljonko myynnin tulisi tuottaa euroja tapahtumakulujen kattamiseksi. Mieti myös, miten liidien jälkikäsittely eli myynnin prosessi hoidetaan. Liian usein potentiaalisetkin liidit jäävät Ö-mappiin ilman kunnollista jälkihoitoa. Me tarjoamme asiakkaillemme sähköisen liidienkeruutyökalun, koska paperiliidit jäävät useimmin vaille läpikäyntiä. Sähköinen työkalu vaatii aina taakseen aktiivisen käyttäjän: eräs yritys keräsi vastaavalla työkalulla kokonaista kolme lidiä koko messujen aikana, kun taas promoottori tahkosi asiakkaallemme kolmessa päivässä 250 liidiä myytävää ammattilaistapahtumassa. Kuluttajamessuilla liidimäärät ovat tyypillisesti vielä suurempia, joten promoottorin keskimääräinen kustannus 1000 euroa maksaa nopeasti itsensä takaisin. Sähköisen työkalun hinta on noin 300 euroa sisältäen asiakkaalle personoidun softan ja itse laitteen.
- Homma pähkinänkuoressa
Kongressimessut oli meille onnistunut myyntitapahtuma, koska meillä oli pelkistetyn tyylikäs osasto kohtuullisin kuluin, hyvät yhteistyökumppanit ja ennen kaikkea töissä omat promoottorimme, jotka ovat paitsi päätuotteemme, he myös hoitivat itse myynnin menestyksekkäästi vetämällä asiakkaat osastolle ja keräämällä sähköiset liidit talteen. Olimme ainut promootiofirma, kellä oli oma osasto tapahtumassa. Rekvisiittana meillä oli yksi A5-kokoinen paperiesite, sähköinen liidienkeruutyökalu, käyntikortit, läppäri, osastorakenteeseen kuulunut screen ja pari kulhollista karkkia. Keep it simple!
Kuten kaikessa, jos oma aika ja osaaminen ei johonkin riitä, luota ammattilaiseen! Mekään emme yritä olla IT-firma, painotalo tai messurakentaja. Olemme parhaita siinä, mitä teemme.
Sanni Kaikkonen
TBM asiantuntija, Sunnyone Promotion Oy
+358 (0)40 716 1441
sanni.kaikkonen@sunnyone.fi
www.sunnyone.fi